Stampa libri contabili, conservazione sostitutiva e assolvimento imposta di bollo

Gentili Clienti,

Vi ricordiamo con la presente gli adempimenti in scadenza il prossimo 28 febbraio 2022 in merito a stampa dei libri contabili, conservazione sostitutiva e assolvimento dell’imposta di bollo.

Stampa registri contabili

Il termine per la stampa dei registri contabili obbligatori è stabilito entro tre mesi successivi al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Per il 2020, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare, il termine scade quindi al 28 febbraio 2022 (il termine di presentazione delle dichiarazioni era infatti fissato al 30 novembre 2021).

Il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili, i registri previsti ai fini Iva e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente, in modalità cartacea o in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea).

A seguito dei chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate nel corso del 2021 (Cfr. Risposta ad Interpello n. 236 del 09/04/2021 e Risposta ad Interpello n. 346 del 17 maggio 2021) è stato precisato che a fronte delle modifiche introdotte dall’articolo 12-octies del DL 34/2019 – che ha ammesso come valido qualsiasi supporto elettronico se in linea con la disciplina, limitandone la stampa soltanto se richiesta dagli organi di controllo – non sono state modificate le regole riguardanti la “conservazione” dei documenti informatici fiscalmente rilevanti.

L’Agenzia ha recentemente specificato, quindi, che la “tenuta” e la “conservazione” dei documenti sono da considerarsi concetti e adempimenti distinti nel caso in cui, secondo la disciplina in vigore, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico e precisa che:

• ai fini della loro regolarità, non devono essere stampati fino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, a meno che non venga richiesto dagli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, i registri vanno alternativamente:
  • posti in conservazione digitale nel rispetto delle modalità previste dal Dm 17 giugno 2014, e quindi anche del Codice dell’amministrazione digitale, qualora il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico;
  • ovvero materializzati, ossia stampati.

Dall’interpretazione restrittiva fornita dall’Agenzia delle Entrate, che pur suscita qualche perplessità, si desume quindi che non è possibile:

• mantenere i registri contabili memorizzati elettronicamente all’interno della procedura gestionale

ovvero

• predisporre i registri in un file PDF senza mai provvedere alla relativa conservazione digitale / stampa (o procedendo alla stampa cartacea solo a seguito di richiesta avanzata in sede di accesso, ispezione o verifica dagli organi procedenti).

Imposta di bollo

In relazione alla tenuta del libro giornale e degli inventari, è dovuto anche l’assolvimento dell’imposta di bollo, non più prescritta invece per i libri tenuti ai fini IVA.

Le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sono diversamente disciplinate in funzione del fatto che la contabilità sia tenuta in modalità cartacea, ovvero su supporto informatico.

Per i registri e libri tenuti su supporto cartaceo, l’imposta è dovuta ogni 100 pagine o frazione di pagine nella misura di 16,00 euro per le società che versano la tassa di concessione governativa in misura forfettaria e di Euro 32,00 euro per tutti gli altri soggetti.

In tal caso l’imposta può essere assolta con due diverse modalità:

– attraverso il pagamento ad intermediario convenzionato con l’Agenzia delle entrate, il quale rilascia apposito contrassegno (marche da bollo);

– mediante pagamento tramite modello F23, indicando il codice ufficio, che è quello di riferimento del comune della sede legale della società (per la provincia di Belluno il codice è T5H), il codice tributo (458T), l’anno (quello dell’annualità da stampare) e l’importo.

L’imposta va comunque versata prima dell’utilizzo del libro o di ciascun blocco di 100 pagine.

Per i soggetti che hanno invece optato per la tenuta della contabilità con sistemi informatici optando però per una conservazione sostitutiva mediante apposizione, ove richiesto, della marcatura temporale e della firma digitale, il processo di conservazione sostitutiva deve comunque essere effettuato nel termine di tre mesi dalla presentazione del Modello Redditi.

In ipotesi di tenuta e conservazione digitale della contabilità, l’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 prevede che l’imposta sia assolta in un’unica soluzione e in via esclusivamente telematica entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, mediante modello F24 online utilizzando il codice tributo 2501. L’imposta è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse, nella medesima misura indicata per la contabilità analogica.

Conservazione sostitutiva

In merito alla conservazione dei documenti informatici, Vi ricordiamo inoltre, che, con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica, la fattura elettronica è divenuta un documento informatico a tutti gli effetti. In quanto tale, anche la sua conservazione deve essere effettuata nel rispetto delle disposizioni contenute nel D.M. 17 giugno 2014 e con le regole tecniche adottate con il Codice dell’Amministrazione Digitale.

In particolare, ai fini della rilevanza fiscale, la conservazione dei documenti informatici deve essere eseguita entro il 3° mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (articolo 3, comma 3 del D.M. 17 giugno 2014 che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L 357/1994).

Per le fatture emesse e ricevute nel 2020, il termine per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche scade quindi il prossimo 28 febbraio 2022.

Nel caso in cui provvediate in autonomia alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche tramite Vostro gestionale, o altro soggetto a cui Vi appoggiate, Vi invitiamo pertanto, nel caso non lo abbiate già fatto, ad attivarVi per il corretto adempimento entro la data del 28 febbraio 2022.